Wielu Polaków popełnia te błędy w KSeF. Potem płacą podwójnie
Błąd w KSeF może srogo kosztować. Eksperci ostrzegają, że za podwójne wystawienie faktury będzie trzeba zapłacić dwa razy podatek VAT. Jak unikać takich pomyłek?
Dlaczego pojawiają się błędy w KSeF?
Od 2026 roku wszystkich przedsiębiorców obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla wielu nowy, zautomatyzowany program niesie ze sobą trudności w rozliczeniach. Portal Business Insider porozmawiał z ekspertami o najczęstszych błędach popełnianych przez właścicieli działalności gospodarczych. Jak przekazał Robert Łuszczyna z EY Polska:
Najczęstsze błędy wynikają z technicznego podejścia do KSeF. Podatnicy koncentrują się na tym, aby faktura została przyjęta przez system, zapominając, że KSeF weryfikuje jedynie zgodność ze schemą, a nie kompletność biznesową dokumentu.
Co to oznacza, że dokumenty są niekompletne? Zazwyczaj chodzi o to, że faktury są poprawne technicznie i podatkowo, ale niedostosowane do warunków biznesowych. W efekcie konieczna jest dodatkowa korespondencja i korekty, co opóźnia płatności.
Za to zapłacisz dwa razy VAT
Ekspertka Janina Fornalik ostrzegła również, że w przypadku podwójnie wystawionej faktury przedsiębiorcy będą zobowiązani do dwukrotnego zapłacenia podatku VAT. Dlatego tak istotne jest niewystawianie osobnych faktur w KSeF i poza KSeF. Zasadę obowiązku zapłacenia nadprogramowego VAT (przy zdublowanych dokumentach) określa Art. 108 ust 1 Ustawy o VAT:
W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Warto pamiętać, że powielanie dokumentów utrudnia także biurokrację u klientów. Muszą oni uważać bowiem, aby tylko raz ująć daną transakcję w dokumentacji.
Co to KSeF?
Według oficjalnej definicji KSeF służy do obsługi faktur w zakresie:
- wystawiania,
- przesyłania,
- odbierania oraz
- przechowywania.
Celem wprowadzenia tego narzędzia jest automatyzacja procesów fakturowania oraz księgowania faktur.
