W poniedziałek klienci podejdą do kas w Biedronce i mocno się zdziwią. Wprowadzono kluczową zmianę
Od lutego 2026 przedsiębiorcy będą musieli korzystać ze specjalnych faktur KSeF, połączonych ze zautomatyzowanym systemem rządowym. Zmiany dotkną m.in. klientów Biedronki robiących zakupy na firmę.
Czym jest KSeF?
Od 1 lutego 2026 roku wszedł w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF) – centralny rejestr, do którego mają trafiać wszystkie faktury. Jak napisano na oficjalnej stronie rządu:
To system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.
Wszystkie transakcje będą musiały trafiać do internetowego spisu. Wyjątkiem są faktury B2C. W przypadku wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych (ang. Business to Customer) wpisywanie ich w system jest dobrowolne.
e-Faktury – dla kogo?
Reforma dotyczy wszystkich przedsiębiorców oraz inne osoby wystawiające faktury w Polsce. Oznacza to, że zarówno ogromne firmy (np. Biedronka i inne sieciówki), jak i właściciele małych działalności gospodarczych będą musieli stosować się do nowych przepisów.
Obowiązek korzystania z zautomatyzowanego systemu będzie wchodził w życie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Jak zaznaczają eksperci w rządowym komunikacie:
Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.
Jak korzystać z KSeF?
Istnieją dwa sposoby, aby korzystać z faktur KSeF. Można to zrobić za pomocą:
- programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z nowym narzędziem (integracja przez API),
- bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl lub
- e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.
W przypadku powiązania istniejącego konta z nowym systemem podatnicy mogą wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz automatycznie przenosić je do ewidencji VAT.
Dlaczego wprowadzono KSeF?
Reforma ma na celu przede wszystkim uporządkowanie i zautomatyzowanie dokumentacji finansowej firm grach konsumentów. Wśród zalet nowego systemu rząd wymienia:
- ujednolicenie procesu fakturowania,
- usprawnienie obiegu dokumentów (faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym),
- łatwiejsze przygotowanie dokumentów,
- stały dostęp do faktur przez 10 lat,
- szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60 – oraz
- zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców.
